Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Typowe problemy małej firmy i dużego przedsiębiorstwa są te same: przegapione terminy płacenia zobowiązań, zagubione lub wpięte nie do tego segregatora co trzeba dokumenty. Innowacyjny system usprawniający procesy finansowe i księgowe wyeliminuje prawie wszystkie z nich.

Elektroniczny obieg dokumentów

Wiele firm i przedsiębiorstw zdecydowało się wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Umożliwia on szybki przepływ informacji i dokumentów, zwiększa wydajność i efektywność pracy firmy, ułatwia kontrolowanie dokumentacji i dostępu do niej, a także umożliwia selekcję dostępu do danych.

Kiedy warto stosować elektroniczny obieg dokumentów?

Zazwyczaj bardziej opłaca się stosować ten system, gdy firma jest większa. Duża ilość pracowników, klientów i podwykonawców wymaga czasu, by zapanować nad wszystkimi procesami i terminami. Elektroniczny obieg dokumentów skróci czas potrzebny na tworzenie, wysyłanie i drukowanie dokumentów, a przez to zredukuje koszty administracyjne. Zwiększy bezpieczeństwo i umożliwi kontrolę przekazywania i obsługiwania dokumentów.

Mała firma może też znaleźć się w sytuacji, gdy ten system idealnie się sprawdzi. Współpraca z dużym klientem, który ma rozbudowany system procedur i specjalne wymagania co do bezpieczeństwa przechowywania i przesyłania danych, może okazać się możliwa tylko przy zastosowaniu elektronicznego obiegu danych.

Jakich dokumentów dotyczy elektroniczny obieg

Podstawowe możliwości elektronicznego obiegu danych to:

  • wystawianie, korekta, wysyłanie i przechowywanie e-faktur,
  • filtrowanie dokumentów według kategorii,
  • elektroniczne zawieranie umów (włącznie z podpisem przy użyciu rysika),
  • archiwizacja umów elektronicznych,
  • indywidualne ustawienie i edycja poziomu dostępu do dokumentacji,
  • podgląd konta z każdego miejsca na świecie (warunkiem jest dostęp do internetu).

Bezpieczeństwo dokumentów

Firmy są zobowiązane zadbać o bezpieczeństwo danych i sposób ich przechowywania. Elektroniczny system obiegu dokumentów gwarantuje o wiele lepszą ich ochronę, ponieważ osoby trzecie nie mają do nich dostępu. Dodatkowo istnieje możliwość monitorowania kto i kiedy korzystał z danych oraz wyłapania nietypowych zachowań. Forma elektroniczna dokumentów zabezpiecza dodatkowo przed ich utratą w razie pożaru czy kradzieży.

Aktualnie firmy i przedsiębiorstwa mogą oczekiwać samych pozytywnych zmian w pracy, niezależnie od branży. Zwłaszcza te podmioty gospodarcze, które zmagają się ze zgubionymi kartkami, przegapionymi dedlajnami, czy nierozliczonymi fakturami, skorzystają z elektronicznego przepływu dokumentów, dzięki krótszemu czasowi ich obsługi oraz zwiększeniu bezpieczeństwa. Digitalizacja oszczędzi miejsce przeznaczone na dokumenty papierowe oraz ułatwi pracę zatrudnionym osobom.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here