Typowe problemy małej firmy i dużego przedsiębiorstwa są te same: przegapione terminy płacenia zobowiązań, zagubione lub wpięte nie do tego segregatora co trzeba dokumenty. Innowacyjny system usprawniający procesy finansowe i księgowe wyeliminuje prawie wszystkie z nich.
Elektroniczny obieg dokumentów
Wiele firm i przedsiębiorstw zdecydowało się wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Umożliwia on szybki przepływ informacji i dokumentów, zwiększa wydajność i efektywność pracy firmy, ułatwia kontrolowanie dokumentacji i dostępu do niej, a także umożliwia selekcję dostępu do danych.
Kiedy warto stosować elektroniczny obieg dokumentów?
Zazwyczaj bardziej opłaca się stosować ten system, gdy firma jest większa. Duża ilość pracowników, klientów i podwykonawców wymaga czasu, by zapanować nad wszystkimi procesami i terminami. Elektroniczny obieg dokumentów skróci czas potrzebny na tworzenie, wysyłanie i drukowanie dokumentów, a przez to zredukuje koszty administracyjne. Zwiększy bezpieczeństwo i umożliwi kontrolę przekazywania i obsługiwania dokumentów.
Mała firma może też znaleźć się w sytuacji, gdy ten system idealnie się sprawdzi. Współpraca z dużym klientem, który ma rozbudowany system procedur i specjalne wymagania co do bezpieczeństwa przechowywania i przesyłania danych, może okazać się możliwa tylko przy zastosowaniu elektronicznego obiegu danych.
Jakich dokumentów dotyczy elektroniczny obieg
Podstawowe możliwości elektronicznego obiegu danych to:
- wystawianie, korekta, wysyłanie i przechowywanie e-faktur,
- filtrowanie dokumentów według kategorii,
- elektroniczne zawieranie umów (włącznie z podpisem przy użyciu rysika),
- archiwizacja umów elektronicznych,
- indywidualne ustawienie i edycja poziomu dostępu do dokumentacji,
- podgląd konta z każdego miejsca na świecie (warunkiem jest dostęp do internetu).
Bezpieczeństwo dokumentów
Firmy są zobowiązane zadbać o bezpieczeństwo danych i sposób ich przechowywania. Elektroniczny system obiegu dokumentów gwarantuje o wiele lepszą ich ochronę, ponieważ osoby trzecie nie mają do nich dostępu. Dodatkowo istnieje możliwość monitorowania kto i kiedy korzystał z danych oraz wyłapania nietypowych zachowań. Forma elektroniczna dokumentów zabezpiecza dodatkowo przed ich utratą w razie pożaru czy kradzieży.
Aktualnie firmy i przedsiębiorstwa mogą oczekiwać samych pozytywnych zmian w pracy, niezależnie od branży. Zwłaszcza te podmioty gospodarcze, które zmagają się ze zgubionymi kartkami, przegapionymi dedlajnami, czy nierozliczonymi fakturami, skorzystają z elektronicznego przepływu dokumentów, dzięki krótszemu czasowi ich obsługi oraz zwiększeniu bezpieczeństwa. Digitalizacja oszczędzi miejsce przeznaczone na dokumenty papierowe oraz ułatwi pracę zatrudnionym osobom.
