Kraków położony jest w miejscu, w którym stykają się ze sobą Wyżyna Krakowsko-Częstochowska, Kotlina Sandomierska i Podgórze Zachodniobeskidzkie. Do tego klimatycznego miasta co roku ściąga ogromna liczba turystów, doceniających niezwykłą architekturę i historię tego miejsca. Magia i tradycja łączy się tutaj z nowoczesnymi inwestycjami. Studencki klimat i liczne atrakcje turystyczne sprawiają, że czas zdaje się tutaj płynąć wolniej.
Co należy wiedzieć o niszczeniu akt?
Niezależnie od tego, czy prowadzimy małą firmę, czy większe przedsiębiorstwo, na którymś etapie będziemy zmuszeni pomyśleć o niszczeniu dokumentacji. Wszystkie akta mają swój swoisty okres przydatności. To, jak długo można przechowywać dokumentację, wyznacza obowiązujące prawo. Nie da się postępować zgodnie z prawem, bez znajomości tych terminów. Bez takiej wiedzy nie można też odpowiednio zaplanować procesu niszczenia dokumentów. Jeśli zbyt pochopnie przystąpimy do procesu utylizacji, możemy mieć problemy, gdy instytucja kontrolująca będzie chciała zajrzeć do dokumentacji. Nie należy również przekraczać tych terminów. Jeśli tak się stanie, będziemy przetwarzać dane osobowe, do których nie mamy prawa (wszak przechowywanie danych zgodnie z RODO jest ich przetwarzaniem).
Odpowiednia archiwizacja i wiedza na temat obowiązujących terminów to absolutna podstawa. Gdy czas „przydatności” dokumentów minie, należy rozważyć dostępne metody utylizacji. Przedsiębiorcy z Krakowa mają min. dwie opcje – albo niszczenie przeprowadzić we własnej siedzibie, albo zlecić je na zewnątrz takiej firmie jak EkoAkta.
Pierwsza droga dla wielu osób może wydawać kusząca ze względu na ewentualne oszczędności. Należy jednak pamiętać, że mogą wydawać się one pozorne. Aby przeprowadzić niszczenie dokumentów na większą skalę, konieczne jest oddelegowanie do tej czynności minimum jednego pracownika lub pracowniczki. Nierzadko, gdy zbiorów jest więcej, czynnościami musi zając się nawet kilka osób. W tym czasie ci zatrudnieni ludzie mogliby wykonywać swoje obowiązki, które zaniedbują na rzecz utylizacji. Jest to więc strata dla przedsiębiorstwa.
Należy wspomnieć jeszcze o jednej ewentualnej stracie. Jeśli nie zatroszczymy się wystarczająco mocno o kwestie związane z bezpieczeństwem i w efekcie dane wyciekną, będziemy musieli liczyć się z:
- konsekwencjami finansowym
Grzywny za złamanie RODO sięgają monstrualnych kwot. Przedsiębiorstwom po prostu nie opłaca się zaniedbać tego procesu, bo w przeciwnym razie poniosą spore finansowe straty.
- konsekwencje wizerunkowe
Dzięki temu, że o RODO było i jest głośno, wśród społeczeństwa drastycznie wzrosła świadomość dotycząca ochrony ich danych osobowych. Wiedzą, że mogą np. skorzystać z prawa do zapomnienia. Firmie, która raz nadszarpnie na tym polu zaufanie swoich klientów, bardzo trudno będzie ponownie je zdobyć.
Jak profesjonalnie niszczyć dokumenty w Krakowie?
Drugi sposób to zlecenie tych czynności na zewnątrz – osobom, które specjalizują się w utylizacji akt i wiedzą, jak przeprowadzić to zadanie, żeby wszystkie procedury bezpieczeństwa były na jak najwyższym poziomie. Właśnie w taki sposób działa EkoAkta.
Rzetelna usługa jest tak skonstruowana, żeby spełnić oczekiwania również wymagających klientów. W praktyce oznacza to, że z takiego wsparcia mogą z sukcesem korzystać zarówno niewielkie firmy, jak i bardzo duże przedsiębiorstwa. Znaczenia nie ma też branża, w której działają.
Etapy realizacji usługi
Na początku należy skontaktować się z ekipą i ustalić termin odbioru dokumentacji. EkoAkta bez problemu dojeżdża do firm zlokalizowanych w całym Krakowie oraz w okolicach miasta. Klient decyduje też, jakiej pomocy potrzebuje – czy chce sam regularnie zapełniać pojemniki dokumentacją przeznaczoną do zniszczenia, czy może woli, aby wyręczyła go w tym ekipa. W każdym z tych wariantów wykorzystywany jest system bezpiecznych pojemników, które zostają szczelnie zamknięte na oczach klienta.
Następnie akta wędrują do instalacji niszczącej. Tam ulegają zutylizowaniu, a więc przekształceniu do postaci, z której nie da się odzyskać danych. Warto zdawać sobie sprawę, że takie zaawansowane instalacje doskonale radzą sobie nie tylko z niszczeniem dokumentacji papierowej, ale też z dyskami, pendrive’ami, segregatorami, spinaczami itp.
Przedsiębiorstwa z Krakowa, wybierające niszczenie dokumentów z Ekoaktą mogą zdecydować się również na bardziej zaawansowaną formę współpracy. Oferta jest tak kompleksowa, że korzystając z pomocy tego usługodawcy, firmy mogą zatroszczyć się również o profesjonalną archiwizację, digitalizację i przechowywanie akt.
Jeśli jesteś firma i chcesz wykonać masowe niszczenie dokumentów w Krakowie – zapraszamy na stronę https://www.ekoakta.pl/uslugi/12,niszczenie-dokumentow/krakow/ do firmy EkoAkta.
