Dlaczego należy pamiętać o względach bezpieczeństwa podczas niszczenia dokumentów firmowych?

Jak postępować z dokumentacją, która się przedawniła? Nie wszystkie takie akta można po prostu wyrzucić do śmieci. Zdecydowaną większość z nich trzeba poddać utylizacji. Pod tym terminem mogą kryć się różne praktyki. Każda z nich powinna jednak gwarantować bezpieczeństwo nasze, jak też i naszych partnerów oraz kontrahentów.

Przedsiębiorstwo jako administrator danych

Zanim zaczniemy planować proces utylizacji, warto przyjrzeć się bliżej obowiązków, które spoczywają na administratorach danych osobowych. Art. 4 pkt 7 RODO za administratora uznaje podmioty, jednostki organizacyjne oraz inne osoby, które podejmują decyzje w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Jak łatwo się domyślić, w tym rozumieniu każda firma jest administratorem danych, bo wykorzystuje informacje o swoich klientach. W rezultacie przedsiębiorca musi zadbać o to, żeby podczas przetwarzania ochronić dane przed zniszczeniem, dezintegracją czy udostępnianiem informacji osobom nieupoważnionym.

W przypadku utylizacji akt nie musimy się oczywiście martwić zapisem o niszczeniu i dezintegracji. Dotyczy nas natomiast cała reszta, a to oznacza, że musimy wdrożyć rozwiązania, które uszczelnią nasz proces utylizacji. Co można zaliczyć do takich działań?

  • Stworzenie profesjonalnego stanowiska dla osoby zajmującej się utylizacją

Takie miejsce musi być oddzielone od osób, które nie są upoważnione do wglądu w dane. To szczególnie ważne, zwłaszcza jeśli jesteśmy małym biurem i przyjmujemy w swojej siedzibie klientów

  • Zadbanie o to, co się dzieje z produktem utylizacji

Wyrzucenie ścinków na ogólnodostępny śmietnik może nie być dobrym rozwiązaniem. Przekonały się o tym korporacje, których wrażliwe dane zostały odzyskane ze śmieci.

Niektóre firmy mogą zapewnić oddzielne pomieszczenie osobie zajmującej się niszczenie dokumentów oraz mają możliwość pozbyć się ścinków w stosunkowo bezpieczny sposób. Mimo to nadal wolą skorzystać z pomocy specjalistów. Dlaczego?

Profesjonalne niszczenie dokumentów

Nawiązanie współpracy z doświadczoną firmą to po prostu ogromna wygoda. Właściwie wystarczy umówić się na dogodny termin, aby pozbyć się przedawnione dokumentacji. W wyznaczony dzień pracownicy usługodawcy przyjeżdżają do firmy, pakują dokumentację do specjalnych kontenerów oraz przewożą ją do swojego obiektu. Od tej chwili klient właściwie nie musi sobie zupełnie zaprzątać głowy dokumentami. Niektórzy przedsiębiorcy potrzebują jednak dodatkowych informacji, żeby poczuć prawdziwy spokój. Takie firmy jak Rhenus dają swoim klientom możliwość śledzenia postępów utylizacji. Firma może wytypować swojego przedstawiciela, który może być naocznym świadkiem niszczenia dokumentów.

Nieszczenienie dokumentów nie zawsze wymaga pomocy z zewnątrz. Wiele zależy od konkretnej sytuacji. W małych przedsiębiorstwach samodzielna utylizacja może być opłacalna. Ta opłacalność dotyczy również czasu przeznaczonego na niszczenie akt – jeśli dokumentacji jest niewiele, to cały proces zajmie oczywiście niedużo czasu. Jeśli firma jest natomiast nieco większa, prawdopodobnie własnoręczne niszczenie akt będzie wiązało się z koniecznością oddelegowania swojego pracownika do tej czynności. W efekcie zaniedba on swoje dotychczasowe obowiązki na rzecz obsługi niszczarki. W takim scenariuszu trudno mówić o opłacalności.

Wielu przedsiębiorców podczas podejmowania decyzji dotyczącej sposobu utylizacji akt, bierze pod uwagę również konsekwencje naruszeń RODO. Niestety nawet rzetelna analiza bezpieczeństwa w firmie nie jest w stanie całkowicie wykluczyć ryzyka związanego z ewentualnym wyciekiem informacji o klientach, partnerach i kontrahentach. Nie opłaca się oszczędzać na tym polu, jeśli w razie wykrycia naruszenia czeka nas tak wysoka grzywna. Wszystkie te kwestie razem sprawiają, że motywacja do skorzystania z profesjonalnej pomocy rośnie, a firmy chętnie decydują się na wsparcie usługodawców, którzy działają zgodnie z normami bezpieczeństwa i wiedzą, jak przestrzegać przepisów europejskich i krajowych.

O niszczeniu dokumentów przeczytaj na stronie firmy która tym się zajmuje: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/

Dlaczego należy pamiętać o względach bezpieczeństwa podczas niszczenia dokumentów firmowych?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here